Muutosneuvottelut ja sopeuttaminen

Avoin kulttuuri-ilmapiiri, muutosturva ja uravalmennus

Muutokset ovat työelämässä arkipäivää, mutta silti ne usein yllättävät. Yllätys on erityisen suuri silloin, kun se koskee esimerkiksi työtä, jota on jo tottunut pitämään varmana. Kun henkilöstöä irtisanotaan, siinä särkyy jotain yhdessä rakennettua. Siksi työntekijöitä koskeviin muutoksiin tulee suhtautua vakavasti sekä suunnitella ja toteuttaa ne huolellisesti.

Irtisanomisiin johtavissa muutosneuvotteluissa ovat tunteet vahvasti mukana. Muutos kohdistuu voimakkaimmin irtisanottuihin, mutta se horjuttaa myös työnsä säilyttävien henkilöiden turvallisuutta. Muutokset haastavat myös johtajia ja vaativat heiltä ihmisläheistä ja selkeää johtamista.

Avoin ja turvallinen vuorovaikutus kantaa muutosten läpi

Muutoksen aikana ja sen jälkeen on tärkeää pitää huolta koko henkilöstöstä. Parasta huolehtimista on avoin ja jatkuva vuoropuhelu henkilöstön kanssa. Turvallinen ja luottamuksellinen vuorovaikutus synnyttää työpaikalla terveen kulttuuri-ilmapiirin. Se ei kuitenkaan synny hetkessä eikä vasta kriisin keskellä. Ilmapiiriä täytyy kehittää ja luoda yrityksessä alusta lähtien, hyvänä aikana. Kun kulttuuri-ilmapiiri on terve, yritys kestää paremmin myös muutokset ja kriisit.

Muutoksen onnistuminen perustuu siis viestintään ja vuorovaikutukseen. Isossa yrityksessä ja organisaatiossa se vaatii huolellista suunnittelua ja yhtä huolellista toteutusta, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla, saavat varmaa tietoa asioista eivätkä elä huhujen varassa. Täytyy huolellisesti miettiä, mistä asioista voidaan tiedottaa ja milloin, jotta väärinkäsityksiä ei synny.

Oleellista on, että henkilöstö tietää koko ajan, mistä on kysymys. Muutos on helpompi ymmärtää ja hyväksyä, jos tietää, mikä on yrityksen tilanne, miksi tilanteessa ollaan ja mitä kaikesta seuraa.

Käännä muutosneuvottelut eduksi

Organisaatioiden ja yritysten elinkaareen kuuluvat erilaiset rakennemuutokset, työtehtävien uudelleenjärjestelyt, työntekijöiden määrän vähentämiset sekä muut organisaatiomuutokset. Muutokset ovat usein välttämättömiä ja saattavat vaikuttaa oleellisesti työntekijöiden ja koko organisaation tulevaisuuteen. Siksi onkin tärkeää, että asioista keskustellaan avoimesti ja neuvotellaan ratkaisuista.

Varsinaiset muutosneuvottelut eli yt-neuvottelut tulee aloittaa siinä vaiheessa, kun harkitaan henkilöstön asemaan vaikuttavia muutoksia. Yhteistoimintamenettely on prosessi, jossa työnantaja ja työntekijöiden edustajat neuvottelevat yhdessä mahdollisista organisaatiomuutoksista, työolosuhteista tai työvoiman vähentämisestä. Myös lomautukset ja muut henkilöstöön liittyvät kysymykset kuuluvat neuvoteltavien asioiden piiriin. Yt-menettelyä säätelee laki, ja menettely voi perustua paikalliseen lainsäädäntöön, työehtosopimuksiin tai yrityksen omiin käytäntöihin.

Muutosneuvotteluja ohjaa yhteistoimintalaki, joka on säädetty edistämään ja kehittämään työnantajan ja työntekijöiden välistä toimintaa. Työnantajan ja työntekijöiden välinen yhteistoiminta on siis lakeihin kirjattu oikeus ja velvollisuus. Myös yt-neuvotteluiden kesto on säädetty yhteistoimintalaissa.

Työntekijän täytyy tulla kuulluksi yt-neuvotteluiden aikana

Muutosneuvottelujen tarkoitus on edistää avointa viestintää, vuoropuhelua ja yhteistyötä työnantajan ja työntekijöiden välillä. Näin päätöksistä saadaan mahdollisimman tasapuolisia ja hyväksyttäviä kaikille osapuolille. Erityisen tärkeää on huomioida, että yt-neuvotteluissa toteutuvat työntekijöiden oikeudet. Tämä on psyykkisen turvallisuuden ja työntekijän jatkon kannalta oleellista.

Työntekijöiden oikeudet muutosneuvotteluissa vaihtelevat sovittujen käytäntöjen mukaan, mutta työntekijällä on aina oikeus

• saada riittävästi ja selkeästi tietoa suunnitelluista muutoksista
• osallistua muutosneuvotteluihin
• valita edustaja muutosneuvotteluihin
• tulla kuulluksi ja tuoda esiin omia näkemyksiään
• esittää vaihtoehtoisia ratkaisuja muutoksille.

Muutosneuvotteluissa pyritään yhteisymmärrykseen

Muutosneuvotteluiden eteneminen eli yhteistoimintamenettely voi vaihdella maittain ja jopa yrityskohtaisesti. Joka tapauksessa aina on tärkeää, että työnantaja tiedottaa asioiden tilasta ja niiden etenemisestä riittävästi. Suunnitteilla olevat muutokset ja perustelut niille tulee olla jokaisen osapuolen tiedossa.

Työnantajan velvollisuus on huolehtia, että yt-neuvottelujen aikataulu on kaikille selvä ja että työntekijöiden edustajilla on mahdollisuus myös osallistua neuvotteluihin. Neuvottelut tulee siis käydä työnantajan ja työntekijöiden tai työntekijöiden edustajien välillä. Neuvotteluiden aikana arvioidaan tulevien muutosten vaikutukset työntekijöihin, heidän työoloihinsa ja työsuhteeseensa. Tämä auttaa ymmärtämään, miten muutos voi konkreettisesti vaikuttaa henkilöstöön.

Yhteistoimintamenettelyssä tarkastellaan usein erilaisia vaihtoehtoja muutokselle ja niiden vaikutuksille. Tärkeää on, että myös työntekijöiden edustajilla on mahdollisuus esittää vaihtoehtoisia ratkaisuja. Muutosneuvotteluissa pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys, joka usein vaatii kompromisseja ja eri vaihtoehtojen harkintaa.

Kun neuvotteluprosessiin panostetaan ja sille annetaan aikaa, lopputulos voi kääntyä kaikkien kannalta voitoksi. Työntekijä ei saa jäädä yksin muutosneuvotteluiden ja irtisanomisprosessin aikana. Tästä huolehtii esimerkiksi muutosturva, joka on työvoimapoliittinen toimintamalli.

Lue lisää muutosturvasta:

Muutosturva

Muutosturva ja uravalmennus

Työntekijä ei saa jäädä yksin muutosneuvotteluiden ja irtisanomisprosessin aikana. Tästä huolehtii esimerkiksi muutosturva, joka on työvoimapoliittinen toimintamalli, jonka tavoitteena on helpottaa työntekijän uudelleen työllistymistä.

Muutosturva koskee myös työnantajaa. On tärkeää, että henkilöstölle kerrotaan reilusti ja avoimesti, mikä muutosturva on ja miten sitä hyödynnetään. Se on vähintä, mitä vastuullinen ja hyvä työnantaja voi tehdä. Muutosturva ja muutosturvalaki sisältävät velvoitteita niille työnantajille, joilla on vähintään 30 työntekijää.

Koska työelämä muuttuu jatkuvasti, työntekijöiden on hyvä olla jatkuvasti valmiina oppimaan uutta, kehittämään osaamistaan ja tarvittaessa vaihtamaan uran suuntaa kokonaan. Yksin on usein vaikea nähdä omia mahdollisuuksia, joten uravalmennus auttaa menemään eteenpäin. Se ei ole pelkästään CV:n ja työhakemuksen täyttämistä, vaan ammattitaitoista sparrausta, josta saa vinkkejä verkoston hyödyntämiseen ja oman osaamisen myymiseen.

Hyvä työpaikka myös muutoksen jälkeen

Muutokset haastavat yrityksiä. Niissä vaaditaan hyvää johtamistaitoa, viestintää ja vuorovaikutusta. Tärkeää on pitää yhteys henkilöstöön koko ajan avoimena ja antaa esimerkiksi irtisanomisuhan alla oleville mahdollisuus kysyä ja saada vastauksia. Jatkuva keskustelu on myös psykologisesti tärkeää.

Parhaiten muutokset onnistuvat, kun niiden mahdollinen ilmaantuminen ennakoidaan. Erityisesti muutosneuvottelut ja irtisanomiset pitää hoitaa lain ja säädösten mukaan, joten huolellinen suunnittelu ja suunnitelman mukainen toteutus on tärkeää.

Hetkellinen kriisi lisää epävarmuutta, horjuttaa luottamusta ja sekoittaa henkilöstön välisiä suhteita. Yritykseen jäljelle jäävien henkilöiden pitääkin löytää uudelleen toisensa, ja heidät pitää saada sitoutumaan työhön. Tämä onkin se asia, joka on jatkuvuuden kannalta tärkeintä huomioida, sillä yrityksen on kyettävä toimimaan inhimillisesti, tuloksekkaasti ja olemaan hyvä työpaikka myös muutoksen jälkeen.

Mikä muutosturvaan liittyvissä kysymyksissä useimmin askarruttaa, ja kuinka lainsäädäntöä voi tulkita?

Seuraavia eri yhteyksistä kokoamiamme vastauksia ei ole erikseen tarkistettu, emmekä vastaa niiden oikeellisuudesta, joten suosittelemme aina, että yritys on vielä yhteydessä omaan lakineuvontaansa tai esim. työnantajaliittoonsa asian ja sovelluskäytännön varmistamiseksi ao. toimialalla.

Miten valmennuksen arvo määräytyy?

Työnantajan kustantaman valmennuksen tai koulutuksen on arvoltaan vastattava työntekijän laskennallista palkkaa kuukauden ajalta, tai työnantajan palveluksessa olevan henkilöstön keskimääräistä kuukausiansiota, riippuen siitä kumpi on suurempi. Kuukausi- ja viikkopalkkaisilla työntekijöillä koulutuksen tai valmennuksen arvo on verrattain helposti laskettavissa.

Palkan käsitteen määrittelyssä huomioidaan vuosilomapalkan laskemisessa käytettävät periaatteet. Siten laskennallista kuukauden ajalta maksettavaa palkkaa laskettaessa ei huomioida esimerkiksi voitonjakoa, käteistä voittopalkkiota, suorituksia henkilöstörahastoon, rojalteja, työsuhdeoption käyttämisestä syntyvää etua, tai sellaista työsuhteeseen perustuvaa suoritusta, joka määräytyy yhtiön osakkeen arvon muutoksen perusteella. Myöskään matka- ja muita kulukorvauksia ei huomioida.

Jos kysymys on tuntipalkkaisesta työntekijästä, jonka työaika vaihtelee, taikka provisio- tai urakkapalkkaisesta työntekijästä, koulutuksen tai valmennuksen arvo lasketaan työntekijän keskimääräisen palkan perusteella.

Henkilöstön keskimääräinen kuukausiansio saadaan laskemalla kuukausiansiot yhteen ja jakamalla euromäärä toimipaikan henkilöstöön kuuluvien henkilöiden määrällä. Toimitusjohtajan palkkaa ei huomioida laskennassa, koska hän ei ole työsuhteessa. Valtion virastojen ja laitosten osalta valmennuksen ja koulutuksen arvon perusteena oleva palkka kuukauden ajalta, ja henkilöstön keskimääräinen kuukausiansio lasketaan poissaoloajan palkkausta koskevaan valtion yleisen virka- ja työehtosopimuksen 7 §:ään perustuen.

Mitä jos työntekijä kieltäytyy koulutuksesta? Mitä pitää ottaa huomioon, että työnantaja varmasti pystyy osoittamaan täyttäneensä velvollisuuden?

Työnantajalla on velvollisuus tarjota koulutusta, mutta työntekijä päättää, ottaako hän sen vastaan vai ei. Pakkoa tähän ei ole. Parhaiten työnantaja osoittaa tämän pyytämällä allekirjoituksen asiasta tehtävään sopimukseen/paperiin.

Kuka koulutuksesta päättää? Työntekijä/-antaja?

Työnantaja päättää koulutuksesta. Mahdollista on, että työnantaja sopii asiasta työntekijöiden edustajien kanssa. Myös alan TES voi ottaa kantaa tähän nyt tai jatkossa.

Pitääkö raha käyttää sentilleen?

Laki määrittelee mikä käytettävän summan pitää olla. Suurempi summa voi tulla kyseeseen, mutta pienemmästä summasta voidaan sopia toisin yhdessä henkilöstön edustajien kanssa (luottamusmiehet tai viralliset henkilöstön edustajat).

Vaikuttaako saatava ELY-tuki maksettavaan summaan?

Laki ei varsinaisesti ota tähän kantaa. Laissa puhutaan koulutuksen arvosta, ja lisäksi todetaan, että koska lain tasolla ei ole mielekästä säätää tarkemmin valmennuksen tai koulutuksen sisällöstä tai sen kohdentumisesta, menettelystä sitä hankittaessa, tai sen arvon määräytymisestä, voitaisiin työehtosopimuksella sopia näistä asioista laista poikkeavasti. Samoin työnantaja ja henkilöstö voisivat sopia osin laista poikkeavasti, jollei työehtosopimuksesta muuta johdu.

Varminta on siis sopia asiasta etukäteen henkilöstön edustajien kanssa.

Jos henkilö työllistyy saman tien, niin onko työnantajalla edelleen velvollisuus tarjota työllistymistä tukevaa koulutusta tai valmennusta?

Laki ei ota tähän kantaa, joten periaatteessa kyllä näin on. Käytännössä työssä olevan henkilön voi olla hankala hyödyntää koulutusta tai valmennusta ollessaan työssä, mutta tämä riippunee siitä, miten koulutus tai valmennus on päätetty hankittavaksi tai järjestettäväksi.

Lasketaanko keskipalkka toimipisteen mukaan? Otetaanko konsernin johdon palkka huomioon?

Valmennuksen tai koulutuksen on arvoltaan vastattava työntekijän laskennallista palkkaa kuukauden ajalta, tai irtisanotun työntekijän kanssa samassa toimipaikassa työskentelevän henkilöstön keskimääräistä kuukausiansiota, riippuen siitä kumpi on suurempi. Työnantajan palveluksessa olevan henkilöstön keskimääräinen kuukausiansio saadaan laskemalla kuukausiansiot yhteen, ja jakamalla euromäärä toimipaikan henkilöstöön kuuluvien henkilöiden määrällä. Toimitusjohtajan palkkaa ei huomioida laskennassa, koska häntä on oikeuskäytännössä pidetty yhtiöoikeudellisena orgaanina, eikä hän ole työsuhteessa. Muiden työsuhteessa olevien johtajien palkat sen sijaan sisällytetään laskelmaan.

Riittääkö että työllistymistä edistävä valmennus on aloitettu 2kk:n kuluessa irtisanomisesta vai tuleeko se olla kokonaisuudessaan käytynä 2kk:n määräajassa?

Valmennus tai koulutus on toteutettava irtisanomisajan päättymisen jälkeen kahden kuukauden kuluessa. Painavasta syystä valmennus tai koulutus voidaan osittain tai kokonaan kohdistaa myöhempään ajankohtaan. Kysymys voi olla esimerkiksi tilanteesta, jossa hankittu koulutus jatkuu koulutuksen toteuttajan aikataulusta johtuen aikarajan yli. Painavana syynä pidettäisiin myös sitä, että tarkoituksenmukaista valmennusta tai koulutusta ei ole aikarajan puitteissa saatavissa, järjestetty valmennus tai koulutus peruuntuu työnantajasta johtumattomasta syystä, taikka muuta näihin rinnastuvaa syytä.

Mistä asioista kannattaa paikallisesti pyrkiä sopimaan?

Kaikesta mahdollisesta muutosturvaan liittyvistä asioista, jotka koetaan tärkeiksi lain toteutumisen ja toisaalta tarkoituksenmukaisen käytännön toteutuksen kannalta ko. yrityksessä, toimipisteessä, jne. Nämä asiat voivat vaihdella yritys- ja/tai toimialakohtaisesti ja myös paikallisestikin.

Mitä uudistuksia muutosturvalakiin on tullut?

Vuoden 2023 alussa astui voimaan uusi muutosturvakokonaisuus, joka koskee 55 vuotta täyttäneitä ja yli 5 vuotta saman työnantajan palveluksessa olleita henkilöitä, jotka ovat irtisanottu tuotannollisista tai taloudellisista syistä.

Uudistuksella pyritään parantamaan 55 vuotta täyttäneiden uudelleentyöllistymistä ja työssä jaksamista. Henkilöillä säilyy oikeus myös olemassa olevaan muutosturvaan, joka antaa hyvän mahdollisuuden työnhaku- ja uravalmennukseen.

Uudistus pitää sisällään työntekijälle:

1. Muutosturvarahan, joka vastaa irtisanotun yhden kuukauden palkkaa
2. Muutosturvakoulutuksen, joka on arvoltaan irtisanotun kahden kuukauden palkkaa vastaava koulutus
3. Oikeuden pidennettyyn työllistymisvapaaseen irtisanomisajalla
4. Lisäpäiväoikeuden poistumisen 1965 ja sen jälkeen syntyneiltä
5. Parannetun mahdollisuuden osa-aikatyöhön

Mitä työnantajan on hyvä tietää muutosturvauudistuksesta?

Työnantajan on tärkeää muistaa velvollisuutensa tiedottaa irtisanotulle muutosturvasta, oikeudesta muutosturvakoulutukseen ja muutosturvarahaan. Työnantajan tulee myös järjestää mahdollisuus pidennettyyn työllistymisvapaaseen irtisanomisajalla sekä parannettuun osa-aika työhön.

Työttömyysturvan lisäpäiväoikeuden poistumisen myötä työnantajilta perittävä työttömyysturvan omavastuumaksu poistuu vuonna 1965 ja sen jälkeen syntyneiltä.

1.1.2023 alkaen työnantajan on myös hyvä varautua mahdolliseen muutosturvamaksuun, jota Työllisyysrahasto perii, mikäli tietyt ehdot irtisanomisissa täyttyvät. Työllisyysrahasto rahoittaa tämän muutosturvakokonaisuuden työnantajalta perittävällä muutosturvamaksulla, jossa on mukana irtisanovalta työnantajalta perittävä osa sekä yhteinen osa. Yhteinen osa rahoitetaan kaikilta työnantajilta työttömyysvakuutusmaksua korottamalla.